Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ der LOOMA GmbH

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Daher möchten wir Sie an dieser Stelle über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend MS Teams genannt) für die Durchführung von Online-, Telefon-, Videokonferenzen sowie Web-Veranstaltungen („Online-Meetings) informieren.

HINWEIS

Soweit Sie die Internetseite von MS Teams oder Microsoft aufrufen, ist Microsoft für die Datenverar- beitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von MS Teams jedoch nur er- forderlich, um sich die Software für die Nutzung von MS Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die MS Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie MS Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von MS Teams erbracht.

Gesprächsaufzeichnungen

Das Aufzeichnen, Abfilmen oder Abfotografieren während eines Online-Meetings ist untersagt. Auch wir zeichnen grundsätzlich keine Telefongespräche, Videoaufnahmen oder Chatinhalte auf. Sollte dies zu Dokumentationszwecken notwendig sein, so weisen wir Sie rechtzeitig darauf hin und holen Ihr Einverständnis ein.

Kontaktdaten des Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

LOOMA GmbH

Ölweide 12

39114 Magdeburg

Tel.: 0391 50 54 600

info(at)looma-it-de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der genannten Anschrift sowie per E-Mail unter: datenschutz(at)loom-it.de

1. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von MS Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting selbst eingeben. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer:

Daten, die in Ihrem Unternehmen über Sie freigegeben sind oder die Sie freigegeben haben. Z. B. Anzeigename („Display Name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache

Meeting-Metadaten:

Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Inhalte:

Ihre Besprechungen, Chats, Voicemails, freigegebene Dateien, Aufzeichnungen und Transkriptionen.

Text-, Audio- und Videodaten:

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die MS Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Support-/Feedbackdaten:

Informationen im Zusammenhang mit Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetem Feedback.

2. Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Wir verwenden MS Teams, um Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen, Webcasts etc. durchzuführen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ betreten, können Sie auch ein Pseudonym verwenden.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von MS Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte i.d.R. für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für den Zweck der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können wir die Chatinhalte auch für einen längeren Zeitraum protokollieren, längstens jedoch, bis der verfolgte Zwecke erfüllt ist. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn wir Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen, und sofern erforderlich, um Ihre Einwilligung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App bzw. in der Webbrowseransicht angezeigt. Der Organisator kann zudem festlegen, welche Teilnehmer zur Aufzeichnung berechtigt sind.

Im Falle von Webcasts können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webcasts auch die gestellten Fragen der Teilnehmenden verarbeiten. Sie können ebenfalls von der Möglichkeit Gebrauch machen, eine Freigabe für Ihren Bildschirm zu erteilen. In diesem Fall haben wir Kenntnis von den Daten und Inhalten, die Sie über Ihren Bildschirm teilen.

Keinen Einfluss haben wir auf die systemseitige Verarbeitung technischer Informationen wie Geräte- bzw. Hardware-Informationen (z.B. IP-Adresse, Betriebssystemdaten des Endgeräts sowie Zeitpunkt und Datum des Zugriffs) durch den Dienstanbieter. Microsoft verarbeitet sog. Telemetriedaten selbst. Weitere Informationen zur Datenverarbeiten bei Microsoft Teams durch Microsoft sind in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen und unter Datenschutz und Microsoft Teams zu finden.

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Daten verarbeitet?

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der LOOMA GmbH verarbeitet werden, ist hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von MS Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

4. An wen geben wir die Daten weiter?

In unserem Unternehmen haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die reibungslose Durchführung der Online-Meetings benötigen, also z.B. die Organisatoren und Teilnehmer an Meetings aus unserem Unternehmen. Dabei kann es sich auch um mehrere Fachabteilungen in unserem Hause handeln, abhängig davon, welche Leistungen oder Produkte Sie von uns beziehen. Weiterhin hat unsere IT-Abteilung zur ausschließlich technischen Verarbeitung Zugriff auf Ihre Daten.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Microsoft erhält als Anbieter von MS Teams notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit MS Teams vorgesehen ist. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO Empfänger von Daten zu Ihrer Person sein.

Unter Umständen müssen wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen bestimmte Daten gegenüber den entsprechend berechtigten Stellen offenlegen.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenverarbeitung von uns als LOOMA GmbH außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing oder eine Speicherung von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

„Microsoft Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

6. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

7. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zunächst weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum betreten zu können, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Sollten Sie dies nicht wünschen, ist Ihre Teilnahme an unseren Online-Meetings leider nicht möglich.

8. Welche Rechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf:

Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO

Für eine Auskunft können Sie sich gern an die o.g. Adresse wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 16 DSGVO

Sofern Ihre von uns erhobenen personenbezogenen Daten unvollständig oder nicht zutreffend sind, wenden Sie sich bitte an die o.g. Adresse.

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen, etwa einen anderen Dienstleister, zu übergeben.

Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten ausdrücklich erteilt haben, sind Sie berechtigt, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i.V.m., § 19 BDSG neu)

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jeder Zeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir auf ein berechtigtes Interesse i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen, Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten im Falle eines begründeten Widerspruchs grundsätzlich nicht mehr für die betreffenden Zwecke verarbeiten und die Daten löschen, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formlos erfolgen und ist postalisch zu senden an:

LOOMA GmbH

Datenschutzbeauftragter

Ölweide 12

39114 Magdeburg

oder per E-Mail an: datenschutz(at)looma-it.de

9. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise, soweit erforderlich, jederzeit anzupassen oder zu ändern. Etwaige Anpassungen oder Änderungen werden durch Veröffentlichung der geänderten Datenschutzhinweise wirksam. Bitte prüfen Sie daher diese Datenschutzhinweise regelmäßig, um die jeweils aktuelle Version einzusehen.

Stand: 07.08.2023

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